如何防止在会议纪要中使用图片时触犯版权问题？

你有没有遭遇过这样的情形？企业结束后需要整理会议纪要，行政人员随意从百度上下载了几幅示意图插入其中，结果三个月后收到了律师的索赔函。上周浦东的一家创业公司就因为这件事，赔偿了8万元并且要在全网删除相关文章。刚步入职场的朋友可能觉得，用几张网络图片能有多大问题？但如今，版权追踪技术甚至能追踪到经过处理的图片的原始版权人。

那么，如何正确使用会议图片呢？

首先，我们要明确一点，并非所有网络上的图片都可以随意使用。许多新手认为只要注明“图片来自网络”就没事，这就像在超市拿走东西不付款，然后说“商品来自货架”一样荒谬。正确的做法是使用自己拍摄的图片，或者寻找明确标注可商用的素材。

这里有一个常见的误区需要澄清：微信群里转发的表情包、朋友圈看到的风景照，这些看似公共资源的内容，实际上都受到著作权法的保护。去年，杭州互联网法院审理过一个案例，某公司使用员工手机中的聚餐照片作为会议纪要插图，结果被拍摄者本人起诉，理由是未经许可商用个人作品。

那么，如何安全地使用图片呢？

给大家介绍三个实用方法。第一个方法是学会使用企业微信自带的素材库，例如腾讯文档中现在有正版图库入口，其中的商务场景配图都是购买过版权的。第二个方法是记住——在谷歌图片搜索时，打开“工具”选项，选择“使用权限”中的“知识共享许可”，这样筛选出来的图片基本都可以使用。

如果急需图片又找不到合适的，可以尝试这个方法：使用PPT自带的图标库制作示意图。微软等大型企业已经为用户解决了版权问题，虽然样式可能有些单调，但绝对安全。之前接触过的一个上海律师事务所，他们在培训新人时就明确要求，所有会议记录图表必须使用Office内置素材。

如果已经使用了有问题的图片怎么办？

首先不要慌张，赶紧使用中国版权保护中心的“图片查重系统”进行自查。这个政府平台可以比对出图片的版权登记信息，关键是免费。如果查出确实侵权，立即删除是最基本的，然后记得将原始会议纪要从所有云端备份中清除干净，包括微信的“文件传输助手”。

有一个真实案例可以参考：深圳某科技公司实习生将带水印的素材图抹掉后用在内部文件中，结果被图库公司的爬虫抓到。后来他们法务部门出了一个主意，将涉事图片做成截图，再叠加自己公司的LOGO，居然成功躲过了二次追查。当然，这属于灰色操作，不建议大家模仿。

如何培养日常的版权意识呢？

建议在每次会议记录模板最下方添加版权声明区，就像合同签字栏一样。可以做成表格形式，列明每张图片的来源、授权类型、使用期限。刚开始可能会觉得麻烦，但养成习惯后能避免很多法律纠纷。现在很多企业使用的钉钉智能纪要，已经自带这个功能模块。

最近发现了一个好东西，阿里云新推出的“会议图片检测”插件，可以实时扫描文档中的图片版权状态。虽然需要花费一些费用，但与动辄几万元的赔偿金相比，这个投入绝对划算。试用过他们的测试版，连十年前的老照片都能识别出拍摄设备信息，确实很有用。

最后，还是要提醒大家，不要相信“非商用就没事”的谣言。只要是公司内部流通的文件，在法律上都被视为商业使用范畴。上周我帮朋友处理过类似的纠纷，他们就是在部门周报中使用了网络图片，结果被原作者通过图片元数据中的GPS定位找到公司地址。现在这种技术手段，真是防不胜防啊。